Renfe

Manual del Cliente

Este manual ha sido realizado con la finalidad de conocer las funcionalidades del receptor de facturas en la plataforma de factura electrónica de Renfe (en adelante Factura Integral Renfe) y como interaccionar con ella desde el punto de vista de usuario. A través de esta plataforma podrá recibir facturas electrónicas, solamente de Renfe, no siendo posible la recepción de facturas electrónicas de otras personas físicas o jurídicas.

Acceder a Factura Integral Renfe

Notificación de Alta

Recibirá un email cuando Renfe le invite a darse de alta como usuario de Factura Integral Renfe.

En el email, le comunicarán que acceda a la dirección URL de Factura Integral Renfe.

En la casilla de “alta online” introduzca su NIF y a continuación le pedirán que seleccione el NIF de la empresa que lo ha dado de alta y posteriormente incluir el dato de la base imponible de la factura con la que Renfe quiere identificarle antes del acceso a Factura Integral Renfe.

Posteriormente podrá aportar con mas información de su empresa y generar su clave y ya podrá acceder a la plataforma de Factura Integral Renfe.

La siguiente vez que desee acceder a Factura Integral Rrenfe, tendrá que introducir en la página de acceso el Cód. Usuario y Clave de Acceso y pulsar el botón "Entrar”.

Ayuda en el Acceso

En el caso de no recordar el usuario, deberá ponerse en contacto con el usuario Administrador de RENFE, para que le comunique su usuario.

Si al logarse por primera vez, cuando se muestra la contraseña de un solo uso, se expira la sesión o no recordamos cual es la contraseña, se podrá generar una nueva clave, pulsando sobre la opción "¿Olvidó su clave?".

También en otros casos en los que no recuerde la contraseña, podrá generar una nueva clave, pulsando sobre la opción "¿Olvidó su clave?".

 

Listado de facturas

Por defecto, al entrar a Factura Integral Renfe se muestra un listado de facturas como el que se muestra a continuación:

Pantalla de un listado de facturas 

Puede configurar o personalizar la vista inicial, y así, al entrar a Factura Integral Renfe se mostrará la lista de facturas recibidas con las columnas de datos que quiere ver. Para configurar la opción deseada debe ir a Utilidades y pulsar sobre la opción “Editar vista del listado de facturas”.

También podrá personalizar la vista de facturas recibidas, aplicando un filtro. Para crear un filtro debe ir a Utilidades y pulsar sobre la opción “Edición y creación de filtros”. (Ver apartado Utilidades)

El listado muestra un número definido de facturas (recomendable no indicar más de 25 por página, para tener un acceso más rápido). En el caso de tener más facturas que las mostradas en el listado, la opción "Siguiente >>" aparecerá activada, pulsando sobre ella, podrá avanzar en el listado. En el caso de poder retroceder se activará la opción "<< Anterior" así como las opciones “Inicio” y “Fin”. También podrá acceder directamente a cierta página pulsando en los números que aparecen debajo del listado. Usted puede definir el número máximo de facturas a mostrar por página en “Utilidades”, opción "Editar vista del listado de facturas".

Consulta de facturas recibidas

Cuando RENFE emita una factura y haya pasado todas las validaciones de la plataforma, le aparecerá en el apartado de facturas recibidas. Además, la plataforma le enviará un email (el que tenga especificado en “Modificar los datos de la empresa”) para avisarle que puede consultar una nueva factura.

Pantalla de confirmación de factura recibida

El tiempo de permanencia de cada factura en Factura Integral Renfe y por tanto de posibilidad de consultarla es de 6 meses. No obstante es posible descargar y guardar la factura, tal como se explica mas adelante.

En todos los listados existe una columna de estado de la factura, Icono de estado de una factura, y debajo de esta imagen aparecerán los estados de cada una de las facturas, los cuales irán variando según se vayan realizando acciones sobre ésta.

Para consultar la factura, sólo tendrá que pulsar sobre el icono correspondiente a cada factura.

Las facturas recibidas, podrán evolucionar por los siguientes estados:

  • No abierta: factura recibida, sobre la que no se ha realizado ninguna acción todavía.
  • En tramitación: cuando se pulsa sobre la factura y se abre para consultarla.
  • Aceptada: cuando el usuario ha “Conformado” la factura.

La acción de “Conformar” facturas solo podrá realizar si Renfe le ha dado permiso.

Pulse sobre el icono del estado de la factura para consultarla en formato PDF. Una vez visualice el detalle de la factura, pulsando sobre la opción “Ver documento adjunto” situado en la parte superior derecha, podrá visualizar el adjunto, e imprimirlo.

Búsquedas personalizadas

Además de los listados predefinidos se pueden consultar búsquedas personalizadas. Estas búsquedas se crean desde el área de “Utilidades” (ver más adelante). Para consultar las búsquedas creadas, se debe pulsar sobre la opción de "Escoger Filtro" del listado de facturas recibidas.

Una vez pulsado le aparecerá un listado de filtros.

Para consultar el filtro, elija del combo el nombre del filtro sobre el que desea realizar la búsqueda.

Imagen de los nombres de los Filtros creados 

Ordenar listado en uso

Cuando se está trabajando con un listado de facturas, algunas veces interesa ordenar el listado por algún criterio. Pulsando sobre el título de las columnas puede ordenar alfanuméricamente el listado. Por ejemplo:

Para ordenar el listado descendentemente, por ejemplo, la fecha de factura, pulsar sobre la palabra “Fecha de factura”: en ese momento la columna se activa (cambia a gris) y aparece una flecha blanca señalando hacia abajo.

Imagen del listado de facturas ordenadas

Para ordenar el listado ascendentemente, solo haría falta pulsar de nuevo sobre el título de la columna (aparece una flecha blanca señalando hacia arriba).

Descargar facturas

Imagen del listado de facturas

En primer lugar, debe seleccionar una o varias facturas del listado y pulsar sobre el botón de “Descargar Facturas”.

Pulsando sobre esta opción, el usuario podrá guardar el archivo en formato .zip que se acaba de crear con las facturas seleccionadas. Como máximo pueden descargarse 50 facturas por cada descarga.

Para su posterior visualización XML, es imprescindible que también se descargue el estilo de visualización en la misma carpeta que la/s factura/s a descargar o descargadas, y los extraiga en la misma carpeta. Una vez descargado el estilo de visualización, no será necesario volver a descargárselo si las facturas que vaya descargando se localizan en la misma carpeta que el estilo de visualización.

Opciones sobre una factura

En la parte superior derecha de la pantalla de “Detalle de una factura” (se accede pulsando sobre el icono de la factura en el listado de facturas recibidas) le aparecerán las opciones de la factura.

Imagen de los enlaces a las Opciones de una factura

Los siguientes enlaces corresponden directamente a las opciones de la factura:

  • Ver Factura PDF: permite consultar y descargar el detalle de la factura electrónica.
  • Descargar factura XML: opción que permite descargar el fichero de la factura original. Es necesario descargar los estilos de visualización para poder ver las facturas descargadas. Al descargarlos, se ha de elegir una carpeta en el ordenador donde guardar el archivo en formato .zip de los estilos y extraer el contenido del archivo en formato .zip en la misma carpeta. Es necesario que los estilos de visualización y las facturas descargadas estén en la misma carpeta para que se puedan ver correctamente.

Imagen de la pantalla de descarga de una factura

  • Ver documento adjunto: podrá visualizar el adjunto, e imprimirlo.
  • Visualizar histórico de la factura: permite consultar la evolución de los estados por los que ha pasado la factura.
  • Validar documento: consulta los datos del certificado con el que se ha firmado la factura.

 

Utilidades

Pulsando sobre el botón”Utilidades”, en la parte superior derecha de la pantalla del listado de facturas recibidas, aparecen las siguientes opciones:


 

Edición y creación de filtros

Opciones de edición de Filtros

Desde esta opción se pueden crear, editar y eliminar filtros o búsquedas personalizadas para el listado de las facturas. Para consultar las búsquedas, tendrá que ir a la página de “Lista de Facturas”.

Nuevo filtro

Pulsando sobre el enlace "Nuevo Filtro", le aparecerá un formulario que contiene los elementos de búsqueda:

Nombre de filtro: campo para indicar el nombre del filtro que desee darle.

Crear un filtro

Le aparecerán todos los campos por los que puede filtrar la búsqueda de las facturas, para ello selecciónelos con los check boxes.

Para guardar el filtro creado pulsar en “Confirmar” o en “Confirmar e ir al Listado”.

Editar filtro seleccionado

Primero se debe seleccionar el filtro que se quiere modificar y a continuación pulsar sobre la opción "Editar filtro seleccionado”.

Visualizará el mismo formulario que le permitió crear el filtro, pero con las opciones de búsqueda indicadas. Realice los cambios y pulse el botón "Confirmar" para guardar los cambios e ir al listado de filtros, o "Confirmar e ir a listado" para guardar los cambios y volver al listado.

Pulse la opción "Cancelar" para deshacer los cambios creados.

Borrar filtro seleccionado

Primero se debe seleccionar el filtro que se quiere borrar y a continuación pulsar sobre la opción "Borrar filtro seleccionado”.

Editar vista de la lista de facturas

En esta opción podrá indicar qué campos desea visualizar en los listados. Para ello, tendrá que utilizar las flechas de dirección izquierda y derecha para pasar los campos del grupo "No visibles” a los "Visibles” y viceversa. Utilice las flechas de subir y bajar en el listado de campos “Visibles”, para definir el orden de los campos.

Edición de la vista del listado de facturas

Además podrá indicar el número de facturas a visualizar por página y en valores por defecto el tipo de listado de facturas que desea que se muestre al entrar en la aplicación: Recibidas o un Filtro previamente dado de alta.

Después de realizar los cambios, pulse sobre el botón "Confirmar” o “Confirmar e ir a listado".

Editar datos de la cuenta

Esta opción permite cambiar la contraseña de acceso a Factura Integral Renfe, así como cambiar el correo electrónico donde recibe las notificaciones de la aplicación.

Después de realizar los cambios, pulse sobre el botón "Confirmar” o “Confirmar e ir al listado”.

Edición de los datos de una Cuenta

 

 

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